Компенсацию транспортных расходов необязательно обосновывать первичными документами. Достаточно подтвердить разъездной характер работы и установить размер компенсации в локальном акте. Такие компенсации тогда будут подпадать под статью 164 и статью 168.1 ТК РФ. А в этом случае они не облагаются страховыми взносами (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Это существенно упростит внутренний документооборот. Компаниям не придется собирать с работников проездные билеты и отчеты на каждую поездку.
Вывод сделан на основании решения АС Северо-Западного округа (постановление от 11.02.16 № А66-2028/2015). Верховный суд РФ также согласился с аргументами компании (определение от 01.06.16 № 307-КГ16-5452). Она выплачивала компенсации в размере, установленном в коллективном договоре, с учетом фактически отработанных дней в месяце. На суммы компенсаций также не нужно начислять НДФЛ (письмо Минфина России от 20.01.14 № 03-11-06/2/1482).