При приеме на работу сотрудник не обязан представлять свидетельство о присвоении ИНН. Но в справках 2-НДФЛ идентификационный номер можно не заполнять только при его отсутствии (раздел IV Порядка утв. приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@). То есть в случаях, если у работника этого номера нет. В то же время всем россиянам присваивают ИНН при рождении.
Если работник не предъявлял свидетельство, компания сама может узнать номер при помощи сервиса «Узнай свой ИНН» на сайте ФНС. Так рекомендуют делать налоговики (письмо ФНС России от 17.12.15 № БС-4-11/22148@). Если у физика нет ИНН, то в справке надо заполнить 12 нулей (раздел II Формата, утв. приказом ФНС России от 30.10.15 ММВ-7-11/485@).
Рискованно не заполнять или ставить произвольный номер в справке, так как программа инспекции автоматически находит ошибки в ИНН. С 2016 года инспекция вправе оштрафовать компанию на 500 рублей за каждую справку 2-НДФЛ с недостоверными сведениями (ст. 126.1 НК РФ).