Расходы на перевозку товаров подтверждает транспортная накладная. Это документ о том, что стороны договорились об условиях сделки (п. 2 ст. 785 ГК, ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Транспортная накладная заменяет письменный договор на перевозку груза (п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 26.06.2018 № 26). При этом отражать налоговые расходы нужно на основании первички. Но для этого подойдет не любая накладная.
Компании вправе составить отдельный документ к транспортной накладной, если в ней прописали не все сведения. Дополнительная бумага подтвердит расходы на перевозку груза. Об этом впервые сообщила ФНС в письме от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@ (ответ на интернет-обращение).
Транспортную накладную нужно составить по форме (приложение 4 к постановлению Правительства от 15.04.2011 № 272). Если компании заполняют все разделы бланка, то документ можно считать первичкой. Например, стоимость перевозки и ее расчет записывают в раздел 15 накладной, ее подписывают обе стороны, в ней есть дата, номер и пр.
Налоговики снимают и расходы, и вычеты НДС, если в первичке прописали неверные или неполные сведения. Поэтому компании стараются исправить документы, и ФНС это разрешает (письмо от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). Ошибки можно исправить способом для счетов-фактур. То есть можно составить отдельный документ исправления к любой первичке.
Если же необходимо дополнить недостающие данные, то дописывать их задним числом опасно. В случае налоговой проверки эксперты смогут вычислить возраст надписи вплоть до месяца.