Компания вправе не платить НДФЛ, если заключит с работником договор аренды автомобиля как с предпринимателем (письмо Минфина от 05.04.2018 № 03-04-06/22216).

Нужно указать в договоре статус сотрудника-предпринимателя и его номер в ЕГРИП. Иначе налоговики на проверке могут решить, что машину арендовали у простого физлица, и оштрафуют на 20 процентов от суммы неудержанного НДФЛ (ст. 123 НК, письмо Минфина от 09.03.2016 № 03-04-05/12891).

Человек вправе начать предпринимательскую деятельность с момента регистрации в качестве предпринимателя (п. 1 ст. 23 ГК). При этом лучше, чтобы работник заявил при регистрации в качестве индивидуального предпринимателя соответствующий вид деятельности (письмо Минфина от 22.11.2017 № 03-04-06/77155).

Периодически проверяйте, не потерял ли работник статус предпринимателя. Если сотрудника исключили из ЕГРИП, компания должна сама удержать и перечислить НДФЛ с арендной платы. Иначе налоговики на проверке доначислят компании налог, пени и штрафы (ст. 123 НК).

Если в договоре не указали, что арендодателем является предприниматель, начисляйте НДФЛ на суммы, которые выплачиваете ему. Поступайте так, даже если ваш работник зарегистрирован в качестве предпринимателя.