У организации появляется обособленное подразделение, когда она снимает отдельное помещение для переговоров с клиентами по адресу, который отличается от адреса компании. Такую переговорку надо поставить на учет в инспекции (письмо Минфина от 10.04.2018 № 03-02-07/1/23401).
Сообщить о новом допофисе надо независимо от того, как часто сотрудники компании встречаются там с клиентами. Форма организации работ тоже не важна, будь то даже командировка или вахта.
Срок для регистрации подразделения — один месяц с момента, когда начали арендовать помещение (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК). В инспекцию необходимо отправить уведомление по форме № С-09-3-1.
По логике чиновников, регистрировать в ИФНС нужно не только подобные офисы, но и склады, которые компания арендует для хранения продукции. Даже если сотрудники там постоянно не работают, а приезжают, только чтобы выгрузить или забрать товар (письмо ФНС от 15.05.2014 № СА-4-14/9323).

Но по местонахождению такой обособки не понадобится платить НДФЛ и налог на прибыль (п. 7 ст. 226, абз. 1 п. 2 ст. 288 НК). Ведь штатных сотрудников в ней нет.

Если компания не сообщит в налоговую инспекцию о такой обособке, штраф — 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК).