Компания отражает в СЗВ-М сотрудников независимо от того, платила она им в отчетном месяце или нет. То есть в отчет попадают все работники, с которыми действует трудовой договор.
Компания обязана включать в отчет СЗВ-М работающих по договорам подряда, если на вознаграждения по таким договорам начисляются взносы, разъяснил ПФР в письме от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581. Работодатель ежемесячно представляет сведения о каждом физическом лице, которое застраховано (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Вопросов не возникает, если компания заключила трудовой договор. Всех сотрудников включают в СЗВ-М, даже если они получают только выплаты, освобожденные от взносов. С гражданско-правовыми договорами есть особенность. В отчет СЗВ-М включают физлиц, с которыми компания заключила "гражданско-правовые договоры, на вознаграждения по которым начисляются взносы". К таким договорам относятся авторские, договоры подряда или оказания услуг. Компании неверно поняли разъяснения и решили, что сдавать СЗВ-М надо лишь за тот период, когда выдавали вознаграждения физлицам. Ведь если нет выплат, то взносы не начисляются.