Спецоценку проводят раз в пять лет как на предприятиях с опасными условиями труда, так и в офисах (п. 4 ст. 8 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). А если вводите новое рабочее место, провести оценку надо в течение 12 месяцев (п. 1 ч. 1, ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Условия работы надо отразить в трудовом договоре (ст. 57 ТК).
Сложности возникают при оформлении новичка, если на его рабочем месте еще не провели спецоценку. Минтруд в письме от 26.03.2020 № 15–1/В-1375 разъяснил, что в таком случае достаточно указать общую характеристику условий труда: описать рабочее место, оборудование и т. д. Провести спецоценку можно после заключения трудового договора.

Если в результате выявили вредные или опасные факторы, считается, что условия трудового договора изменились. Уведомьте об этом работника и подпишите дополнительное соглашение с учетом гарантий и компенсаций.