У работодателя должны быть документы, которые подтвердят, что вы реально индексируете зарплаты. Таким документом может быть приказ об увеличении размера зарплаты. Приказ об индексации подтвердит факт повышения зарплаты, но работодатель также обязан установить порядок индексации зарплаты. Если не прописать порядок в локальных актах, сотрудникам не гарантирована регулярность и размер индексации. Фактическая индексация не освобождает работодателя от обязанности зафиксировать ее правила.
Закрепить порядок индексации работодатель должен в своих локальных документах. Например, коллективном договоре или положении об оплате труда. Если в действующих локальных нормативных документах порядок индексации не установлен, внесите в них соответствующие дополнения. Такие выводы подтверждают письма Минтруда от 24.12.2018 № 14-1/ООГ-10305, Роструда от 19.04.2010 № 1073-6-1, определения Конституционного суда от 19.11.2015 № 2618-О и от 17.07.2014 № 1707-О. Если меняете размеры окладов, также внесите изменения в штатное расписание и трудовые договоры с сотрудниками.