Работодатель сам решает, по какой форме и как передавать расчетные листки. И не обязательно, что этим должны заниматься сотрудники бухгалтерии. Поручить выдачу листков можно иным специалистам. Это подтвердили и в Роструде (письмо от 07.08.2019 № ПГ/19594-6-1). К примеру, передавайте листки через руководителей структурных подразделений, прорабов и т. д. Правда, нельзя по умолчанию вменить им это в обязанность, издайте отдельный приказ.
Резонно формировать приказ на фирменном бланке компании. Отразите сроки, когда бухгалтер подготавливает расчетные листки. К примеру, не позднее дня окончательного расчета за отработанный месяц (письмо Минтруда от 24.05.2018 № 14–1/ООГ-4375). Пропишите, что руководители отделов получают их за подчиненных и в последующем передают им лично в руки.