Если зачет односторонний, достаточно заявления. Погасить встречные требования можно в одностороннем порядке (ст. 410 ГК). Предварительно известите об этом контрагента в письменном виде.
Если зачет двусторонний, составьте акт. В акте опишите обязательства, которые прекращаются зачетом. Также укажите дату, на которую проводите зачет. Если этого не сделать, моментом взаимного погашения обязательств будет день подписания акта сторонами.