До 1 марта 2023 года компенсацию расходов на проезд от места жительства до места сбора и обратно облагают НДФЛ в полном объеме (письмо Минфина от 23.10.2020 № 03-01-10/92685). После 1 марта эти суммы освобождаются от НДФЛ.

Гарантии и компенсации для вахтовых работников прописаны в статье 302 ТК. В редакции этой нормы, действующей до 1 марта 2023 года, компенсация стоимости проезда не установлена. С 1 марта в статье 302 ТК пропишут, что компания может компенсировать работнику проезд от места жительства до ее местонахождения или пункта сбора (Федеральный закон от 19.12.2022 № 545‑ФЗ). Размер и порядок такого возмещения нужно указать в коллективном договоре либо локальном нормативном акте. Если организация выполнит эти условия, то компенсацию проезда от места жительства облагать НДФЛ не придется. То же самое касается и взносов.

С 1 марта 2023 года компания обязана за свой счет доставлять вахтовиков от местонахождения работодателя или пункта сбора к месту работы и обратно. Такое требование появится в статье 302 ТК (Закон № 545‑ФЗ). Данное изменение освободит от НДФЛ компенсацию проезда вахтовиков от места сбора до работы при любых обстоятельствах.

Обратите внимание: после 1 марта 2023 года пунктом сбора может быть не только местонахождение организации, но и любое другое место, обозначенное в локальных нормативных актах.

До 1 марта действуют прежние правила, подтвержденные Минфином (письмо от 23.10.2020 № 03-01-10/92685). Суммы не облагают НДФЛ, если:

транспортная доступность места работы ограничена или есть производственная необходимость доставлять сотрудников;
по прибытии в пункт сбора сотрудники фактически приступают к исполнению своих трудовых обязанностей, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка.

По страховым взносам применяйте аналогичные правила.